Seguridad avanzada: Garantiza la protección de los datos sensibles de los empleados con controles de acceso y cifrado.
La gestión documental se ha convertido en un aspecto esencial para las organizaciones modernas. En un mundo donde la información fluye constantemente y donde la eficiencia se traduce en rentabilidad, la administración adecuada de los documentos es very important.
El primer paso en la implementación de un sistema de gestión documental es realizar una exhaustiva evaluación de las necesidades específicas de la empresa. Esto implica identificar los tipos de documentos de gestión que se manejan, los procesos existentes de manejo de documentos, los problemas o desafíos que se enfrentan y los objetivos que se desean alcanzar con la implementación del sistema.
OCR: Son las siglas en inglés de Reconocimiento Óptico de Caracteres. Se trata de una tecnología que convierte el texto de las imágenes en datos que pueden ser utilizados por el software empresarial.
Interoperabilidad: Es fundamental asegurar que los sistemas en la nube y locales puedan integrarse y funcionar juntos sin problemas, lo que puede requerir soluciones y herramientas adicionales.
El primer paso en la implementación de un DMS es realizar un análisis exhaustivo de las necesidades de la organización. Este análisis debe incluir:
Pérdida de documentos: La falta de un sistema centralizado puede llevar a la pérdida o extravío de documentos importantes.
La escalabilidad de la herramienta que permite que la misma crezca a Gestión de Documentos medida que la empresa va creciendo. Este gestor documental puede reconfigurarse en cualquier momento y según necesidades puntuales.
Trabajo colaborativo por medio del cual editar documentos, acceder a diferentes versiones y cambiar su indexación manualmente.
Una vez que se han identificado las necesidades y objetivos, el siguiente paso es seleccionar el DMS que mejor se adapte a estos requisitos:
Un sistema de gestión documental almacena y organiza toda la información proveniente del trabajo diario de la empresa en una ubicación central. La empresa decidirá qué empleados pueden tener acceso
Utilice herramientas de análisis para supervisar el uso y la eficacia de los documentos y procesos, lo que ayuda en la toma de decisiones estratégicas.
La gestión de archivos es el proceso por el cual se organiza y clasifica toda la información empresarial. Conoce 6 ventajas adicionales que te proporciona.
Estas herramientas permiten a los equipos colaborar, almacenar y compartir archivos en tiempo true, facilitando una gestión centralizada sin coste alguno.